En el artículo de hoy vamos a tratar de describir qué consideraciones debemos tener en cuenta a la hora de realizar el arranque y seguimiento de proyectos de marketing y cómo debemos plantearnos el seguimiento y control del flujo de trabajo para conseguir alcanzar los objetivos previstos.
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Es importante entender que arrancar un proyecto requiere de toda nuestra atención y que suele tener cierta complejidad. Es necesario alinear todos los recursos, coordinar los equipos implicados, que todos los intervinientes conozcan el ámbito del proyecto y las diferentes tareas que deben llevarse a cabo, así como organizarse con el cliente cuando su colaboración es imprescindible para ir cumpliendo los hitos previstos.
De entrada, el gestor de la cuenta o director del proyecto debe revisar con detenimiento la propuesta aprobada por el cliente. Es imprescindible que sepa con claridad el tipo de proyecto que se necesita desarrollar, su alcance, el equipo que necesita configurar para afrontar las distintas fases, los plazos de entrega y si se va a requerir la participación activa del cliente para el desarrollo del trabajo.
Disponer de un sistema de almacenamiento documental bien organizado y con la posibilidad de consultarlo en línea, ayuda enormemente a encontrar la información que se necesita en cualquier momento y en cualquier lugar. Nosotros almacenamos información a nivel de Google Drive, en el que no falta una carpeta de propuestas, que se convierten en clientes activos una vez aprobadas.
A veces, el presupuesto elaborado ha tenido que redactarse muy deprisa o no se ha reflejado en la propuesta el contexto suficiente como para que se entienda perfectamente. En estas situaciones o en caso de duda, hay que acudir a aclarar lo necesario con la persona que se ha encargado de redactar los documentos.
El hecho en sí del arranque de proyecto, conviene afrontarlo mediante una reunión con el cliente en el que pueda llevarse a cabo un buen briefing y toma de datos que permita despejar las dudas y enfocar adecuadamente los primeros pasos del proyecto, los objetivos a cumplir y las expectativas que hay que corresponder.
En términos de marketing, un briefing es un ejercicio de toma de datos que sienta las bases de las tareas a llevar a cabo. La habilidad de quien lo lleva a cabo es esencial, pues será la persona encargada de transmitir al equipo todos los datos necesarios para desarrollar las tareas en cada momento, acorde a las expectativas del cliente.
Hay proyectos o determinadas parcelas de algunos de ellos, en los que es conveniente que la persona que va a desarrollar los trabajos esté presente en la toma de datos inicial para que capte de forma directa las necesidades del cliente y pueda incluso aclarar dudas en ese mismo momento. Es muy positivo que, en el caso por ejemplo de afrontar un diseño de una identidad corporativa, se le puedan pedir a nuestro interlocutor ejemplos de marcas que le gustan y también de aquellas con las que no se siente para nada identificado, ya que eso a veces deja bastante clara la línea que se debe seguir para orientar el trabajo o al menos, la que debemos evitar.
Una vez enfocado el arranque del proyecto y hechas las previsiones al respecto del equipo humano necesario, los recursos, etc., es vital establecer una hoja de ruta y tener muy presentes algunos aspectos para conseguir llevar la nave a buen puerto.
No existe una manera concreta establecida en un manual de buena praxis, que determine qué pasos se deben dar para gestionar adecuadamente una cuenta o un proyecto. Aquí tiene cabida aquello de que cada maestrillo tiene su librillo. No obstante, como en casi todo, la experiencia adquirida a lo largo del tiempo ayuda a mejorar la destreza y la habilidad para este reto, si bien es también cierto que no hay dos proyectos ni dos clientes iguales, a lo sumo serán parecidos…
Sin pretender por tanto describir un proceso fijo y marcar unas líneas concretas, sí considero muy conveniente tener presentes las siguientes consideraciones:
Evidentemente la respuesta es obvia, pero no por ello quiero dejar de mencionarlo ya que en muchas ocasiones nos perdemos entre dudas y tareas y no ponemos el foco en lo esencial. Buscamos cumplir con el objetivo del proyecto, es decir, con aquello que está establecido en la propuesta y que ha sido aprobado por el cliente y además buscamos hacerlo en el tiempo previsto y acordado.
Cumplir en tiempo y forma es la meta a la que hay que llegar, pero hay que tener en cuenta que en muchas ocasiones se desarrollan tareas que tardan meses en culminar como producto o servicio final y que por tanto es fundamental que a lo largo de todo ese proceso, el cliente perciba dinamismo y valor. Para ello es vital aportar por parte del responsable del proyecto, la suficiente interlocución y realizar una labor que en muchos momentos debe ser didáctica, salvo que el interlocutor tenga sobrados conocimientos de marketing.
Todo ello, junto a la mayor transparencia posible en la gestión, hará que ganemos la confianza necesaria de quien ha contratado nuestros servicios y permita el adecuado desarrollo de los procesos del proyecto hasta su término y entrega.
El orden y la planificación se convierten en este punto en aliados imprescindibles y colaboradores necesarios para ayudar a conseguir los objetivos propuestos, y cuanto mayor sea la envergadura y la complejidad de los proyectos o las cuentas a gestionar, más imprescindibles resultan ambos aspectos.
Son numerosas las técnicas o las herramientas que pueden utilizarse para poner orden en el caos en el que puede llegar a convertirse un proyecto complejo mal gestionado.
Ayuda bastante la elaboración de cronogramas, estableciendo hitos de entregas parciales, de manera que eso nos ayude a entender si estamos incurriendo en retrasos en los procesos que, de no solucionarse, nos lleven al retraso en la entrega final.
Inculcar en el equipo e incluso en el propio cliente, ciclos de trabajo semanal y reuniones de seguimiento y estado de proyecto, se convierten también en grandes aliados para aportar orden y para que esté claro qué se está haciendo en cada momento y cuáles son los siguientes pasos a dar.
Hoy en día, hay numerosas aplicaciones y software especializado en la productividad y en la gestión de proyectos. Muchas de ellas tienen versiones gratuitas muy potentes y ayudan enormemente a la correcta consecución de las metas en los procesos que componen los proyectos. Sin pretender señalar una de ellas por encima del resto o calificarla como mejor o peor, ya que eso es muy personal, sí puedo mencionar llegado a este punto que a mi me gusta mucho Asana y que además cuenta con una versión gratuita muy completa.
Otras herramientas que merece la pena conocer en este ámbito de la productividad, la mejora de la comunicación y la organización de equipos de trabajo son Slack, Notion, Trello, y Google Drive, por citar algunos.
De la misma manera que me he permitido reflexionar sobre los aspectos relacionados con aquello que debemos buscar para llevar a cabo una adecuada gestión y seguimiento de proyectos, conjuntamente con alguna recomendación de cómo podemos establecer procesos que nos ayuden a conseguirlo, permitidme destacar alguna cuestión que debemos evitar en este apasionante camino.
La gestión de una cuenta no puede desembocar en que llevemos a nuestro equipo de trabajo a una rutina de estrés continua y a que dejemos de facturar trabajos que estamos desarrollando y que se salen fuera del alcance de lo inicialmente reflejado en el presupuesto aprobado.
Para ello, es necesario conocer perfectamente el alcance del proyecto que estamos llevando a cabo y es un sano ejercicio aprender a decir que “no” a los clientes en alguna ocasión. Tan evidente resulta que el cliente paga por un buen servicio y por obtenerlo a tiempo como que es muy conveniente que sepa que no puede solicitar un servicio de ahora para dentro de un rato, ni que puede solicitar tareas que no estén estipuladas en los presupuestos, sin asumir el coste correspondiente.
En estos casos aplica aquello, de:
En mi opinión, hay una serie de cualidades que ayudan enormemente a un buen gestor de cuentas. Son ese tipo de virtudes que desgraciadamente no están de oferta en los supermercados, ni las venden a granel en los bazares del barrio, pero que no está de más tener claras y tratar de trabajarlas y fomentarlas.
Estamos hablando de aspectos, algunos de los cuales pudieran parecer antónimos en un primer vistazo, pero que combinados en su justa medida son complementarios y muy convenientes.
Anticipación, firmeza, determinación, iniciativa, capacidad de análisis, paciencia, flexibilidad, cintura, y por encima de todos ellos, sentido común, en las dosis adecuadas y en los momentos oportunos, ayudan sobremanera a lidiar con éxito las diferentes circunstancias que se dan en el día a día de la dirección de los proyectos de cualquier ámbito.
Una de las últimas consideraciones sobre la que quiero hacerte reflexionar en este post, para no extenderme mucho más, es que salvo que estés trabajando tú sólo y asumas al mismo tiempo todos los roles involucrados en el desarrollo de un proyecto (presupuesto, contratación, interlocución, desarrollo y facturación), formas parte de un equipo. Eres una pieza de un puzle con todos los distintos matices que queramos hacer al respecto; quiero decir, tanto si eres una pieza fundamental, como si eres una parte más del conjunto.
Por este motivo, no se exige de ti como gestor, que sepas en todo momento cómo resolver todas las cuestiones relacionadas con el trabajo que se está llevando a cabo. Es normal y perfectamente válido que tengas que apoyarte en el equipo para ir resolviendo los diferentes capítulos a desarrollar.
Con una visión más general aún, debes ser consciente de que rara vez podrás considerar un equipo de trabajo exclusivo para tu proyecto, ya que tanto los recursos humanos como los materiales suelen pertenecer a una organización, de tal forma que coexisten en el tiempo y compartiendo recursos, más proyectos y otras cuentas.
Es por ello que en ocasiones, la ecuación se complica, puesto que se trata no ya de hacer viable y llevar a buen término un proyecto, sino de conseguir que una organización completa y compleja resulte exitosa, de forma que distintos proyectos puedan llevarse a cabo de manera satisfactoria.
